토스 리서치 플랫폼 팀은 업무 효율화를 거창한 시스템 구축이 아닌, 개별 액션 단위의 세밀한 분석과 점진적인 개선 과정으로 정의합니다. 프로세스를 잘게 쪼개어 불필요한 단계를 제거하고 반복되는 작은 작업을 자동화함으로써, 팀 전체의 리소스를 절약하고 더 본질적인 리서치 업무에 집중할 수 있는 환경을 구축했습니다. 이를 통해 효율화는 완벽한 결과물을 한 번에 만드는 것이 아니라, 사소한 불편함을 꾸준히 덜어내는 과정임을 증명했습니다.

액션 단위의 정밀한 현황 파악

프로세스를 단순히 단계별로 나열하는 '겉핥기식 정리'에서 벗어나, '누가, 어디서(툴/채널), 무엇을, 왜' 하는지 구체적인 개별 액션으로 쪼개어 분석합니다.
시간, 담당자, 도구 등 일관된 기준을 적용하여 과정을 정리해야 예외 상황을 명확히 파악하고 읽는 사람이 오해 없이 이해할 수 있습니다.
가끔 발생하는 예외 케이스까지 함께 정리함으로써 기존 프로세스의 부족한 점을 보완하는 힌트를 얻습니다.

본질적인 질문을 통한 문제 정의

각 액션에 대해 "이 작업이 왜 필요한가?"라는 질문을 던져, 목적이 불분명한 단계는 과감히 삭제하고 꼭 필요한 단계는 더 쉬운 방법을 모색합니다.
예를 들어, 인터뷰 일정 생성은 자동화하되 팀원들이 이미 캘린더를 잘 확인한다면 별도의 메시지 전송 단계는 생략하는 식의 의사결정을 내립니다.
개별적으로는 몇 초 걸리지 않는 사소한 업무라도 여러 사람이 반복하면 큰 비효율이 되므로, 반복되는 작은 액션을 줄이는 데 집중합니다.

이해관계자 중심의 우선순위 선정

우선순위를 정할 때는 자신의 리소스나 시급성뿐만 아니라 '많은 사람에게 영향을 미치는지', '다른 업무에 연관되는지', '소요 시간이 얼마나 긴지'를 종합적으로 판단합니다.
내 업무에는 큰 영향이 없더라도 운영 담당자나 협업자의 더블 체크 시간을 줄여줄 수 있다면 해당 업무를 우선 개선 대상으로 삼습니다.
'내 기준'이 아닌 이 일에 영향을 받는 '모든 이해관계자'의 관점에서 임팩트를 측정하는 것이 핵심입니다.

리스크를 최소화하는 점진적 해결책 적용

처음부터 모든 과정을 완벽하게 자동화하려 하기보다, 현재 기술로 가능한 작은 부분부터 개선을 시작합니다.
새로운 방식 도입이 우려될 경우 전체에 바로 적용하기보다 일부 케이스에만 테스트 기간을 두어 점진적으로 적용하며 피드백을 수렴합니다.
완벽한 준비보다는 '언제든 이전 방식으로 돌아갈 수 있다'는 유연한 사고를 바탕으로 작은 실험을 반복하며 해결책을 정교화합니다.

업무 효율화가 막막하게 느껴진다면 지금 하고 있는 일을 클릭, 입력, 공유와 같은 최소 단위로 쪼개보세요. 거대한 시스템을 새로 만들지 않아도, 매일 반복되는 자잘한 수고를 덜어내는 것만으로도 팀 전체에 체감되는 큰 변화를 만들어낼 수 있습니다.